傳送出貨通知後才發現，貨物其實還在手邊；反過來，明明已經寄出，卻忘了傳送通知。賣家自行配送常見的這種「出貨通知與實際寄出不一致」，可能導致出貨通知搶先傳送濫用（PCSA）警告，也會讓遲發率、取消率惡化。本文將整理如何判斷落差的方向、如何核對訂單紀錄、如何處理有落差的訂單，以及改善計畫與防止再發的思考方式。
出貨通知會發生什麼事｜傳送後啟動的4項處理
根據說明頁面，傳送出貨通知後，Amazon會執行以下處理。
- 向買家的信用卡請款訂單金額
- 在賣家帳戶中計入銷售額
- 寄送電子郵件通知買家商品已寄出
- 更新買家帳戶頁面顯示的寄送資訊
反過來說，只要不傳送出貨通知，就不會向買家請款（以超商代收付方式預先付款的情況，處理方式不同）。若在貨物仍在手邊時就傳送通知，只有請款與買家頁面會先顯示為「已寄出」，與實際狀況不符。說明頁面也在「重要」欄位提醒，務必在把包裹交給配送業者之後，才傳送出貨通知。傳送時需要填寫出貨日期、配送方式（配送業者）、有效的貨運追蹤單號，以及實際的寄件人地址。
本文根據截至2026年9月的賣家平台（セラーセントラル）說明頁面撰寫。數值、畫面與操作步驟可能會有所變更，請同時確認最新的說明內容。
判斷落差的方向｜「通知在先」還是「寄出在先」
落差有2種方向，牽涉的規定與修正方式也不同。
| 項目 | 通知在先、交付在後 | 交付在先、通知在後（或未傳送） |
|---|---|---|
| 常見情況 | 在列印出貨單或收件前，就把當天份一併傳送通知，結果部分貨物延到隔天以後才交付 | 貨物已經交付，但通知超過預計出貨日才傳送，或是忘了傳送 |
| 買家端會發生的情況 | 明明配送尚未開始，卻顯示為「運送中」，且追蹤資訊長時間沒有更新 | 在傳送通知之前，買家收不到寄出的電子郵件，也不會被請款。若超過預計出貨日7個營業日仍未傳送通知，訂單會自動取消 |
| 相關規定與指標 | 出貨通知搶先傳送濫用（PCSA） | 遲發率、取消率、追蹤可能率 |
通知在先：出貨通知搶先傳送濫用（PCSA）
對於賣家自行配送的訂單，在把貨物交給配送業者之前就傳送出貨通知，Amazon稱之為「出貨通知搶先傳送濫用（PCSA）」。這被視為違反行為準則政策的行為，可能導致帳戶遭受強制措施。說明頁面提出的避免方法有2種：「只在交付貨物之後才傳送通知」，或是「在傳送通知的當天之內完成交付」。原因在於，配送業者是從實際掃描貨物開始，才計算配送目標時間。若交付延到隔天，就容易延誤預計送達日，並可能導致Amazon商城交易保障（Amazonマーケットプレイス保証）申請。
PCSA的警告會以電子郵件寄送，但適用對象僅限於在整體出貨中被視為「一種傾向」的情況，若只是偶爾誤送，一般不會採取強制措施。另一方面，若在收到警告後仍未改善，賣家自行配送的訂單可能會受到銷售限制。就當室確認的範圍而言，並未公開判定標準（件數或時間），請勿自行判斷分界線。
寄出在先：出貨遲延與自動取消
遲發率是指在10天或30天的訂單中，出貨通知在預計出貨日之後才傳送的訂單比例，僅適用於賣家自行配送（登錄自動出貨設定方案者，一般訂單不列入計算，但PCSA的規定另計）。即使已在期限內交付貨物，只要通知延遲傳送，仍會被算作遲延。政策規定須將比例控制在低於4%的水準，超過時可能會被撤銷或限制出品權限。此外，官方建議在收件後4小時內傳送出貨通知，延遲傳送會導致Amazon與配送業者的系統無法同步，可能造成貨物無法追蹤（若4小時內跨日，則須在收件當天內傳送）。
此外，若在預計出貨日起7個營業日內仍未傳送通知，訂單會自動取消（天數的標示依頁面而異，請一併確認訂單管理（注文管理）中顯示的警告）。即使貨物已經寄出，也不會取得貨款，且取消無法撤回，還會影響取消率（一般以低於2.5%為參考標準的指標）。
為了維持遲發率而「搶先傳送」，其實是個陷阱
PCSA的說明頁面舉出不該有的做法，例如為了在當日結束前達成遲發率的指標而傳送出貨通知，或是在第一批貨物準備好的時間點就通知全部訂單。關於一次處理多筆訂單的情況，說明頁面指出，應在把整批貨物交給配送業者之後，才確認（傳送出貨通知）該批次的訂單。當天無法交付的訂單，則在實際交付之後（例如隔一個營業日）再傳送通知。降低遲延本身的方法，已在遲發率的原因分析與出貨體制檢討中說明。
確認收到的聯絡與畫面顯示
首先確認收到的電子郵件，以及賣家平台（セラーセントラル）選單（畫面左上角的「≡」）→「績效」（パフォーマンス）→「績效通知」（パフォーマンス通知），確認這是來自哪個機制的聯絡（畫面配置可能會變更）。
| 聯絡與畫面顯示 | 主要觸發原因 | 確認與因應方向 |
|---|---|---|
| PCSA警告（電子郵件） | 交付前傳送通知被視為一種傾向 | 確認通知中的指示與期限，不清楚之處洽詢技術支援 |
| 遲發率惡化 | 超過預計出貨日才傳送的通知 | 在「帳戶狀況（アカウント健全性）」中確認。若有停用風險，部分賣家的頁面上方橫幅可能會顯示5題測驗；若已遭停用，則透過「傳送帳戶狀況申訴」提交改善計畫 |
| 賣家自行配送帳戶審查中 | 沒有追蹤資訊或追蹤資訊無效、多名買家提出未送達主張等 | 最長30天。更新追蹤資訊，並備齊近期訂單的配送證明 |
| 帳戶停用、出品權限遭刪除的通知 | 通知中載明的原因（例如出貨通知與實際寄出不一致等） | 依照通知中所寫的提交資料、期限與申訴方式辦理。先用下一節的方法核對相關訂單的紀錄，再撰寫說明 |
就當室確認的範圍而言，說明頁面中並未找到PCSA警告郵件的官方範例文字或提交期限的規定（諮詢時要傳達的資訊，請參考技術支援諮詢前的整理事項）。PCSA的警告如何反映在帳戶狀況評級上，官方也沒有說明。請依照帳戶狀況分數的檢查步驟確認畫面，若要當作行為準則警告來整理，也請參考賣家行為準則警告的因應方法。
落差還會波及買家保護機制。若未在預計出貨日前出貨，或是未使用可追蹤的配送方式、未提供有效的貨運追蹤單號，保障申請有可能會自動核准。若賣家自行配送的出品遭到停用，也請一併參考賣家自行配送遭停用時的確認事項。
核對訂單紀錄｜逐筆依時間順序列出事實
要找出原因並正確說明，最快的方法是針對每筆相關訂單，把「何時發生了什麼」列成一行。可在試算表中準備以下欄位，從已知的範圍開始填寫。
| 列出項目 | 主要確認來源 | 檢視重點 |
|---|---|---|
| 訂單日期時間、預計出貨日、預計送達日 | 訂單管理、訂單報表 | 預計出貨日與通知日的先後關係 |
| 完成包裝 | 公司內部的作業紀錄 | 是否留有負責人員與時間紀錄 |
| 交付給配送業者 | 收件或親送的收據存根 | 只有出貨單並不足以證明已交付貨物 |
| 出貨通知的傳送日期時間與管道 | 訂單管理中的出貨資訊、遲發率報表（時間為UTC）、外部工具的傳送紀錄 | 是手動輸入、購買出貨標籤，還是工具自動傳送 |
| 追蹤單號與配送業者 | 訂單管理中的出貨資訊 | 號碼格式，以及配送業者的選擇是否有誤 |
| 追蹤的首筆紀錄與配達 | 配送業者的追蹤資訊、追蹤可能率報表 | 首筆紀錄的時間是否晚於通知日 |
遲發率報表可從「帳戶狀況」中「出貨績效」的「顯示詳細資訊」→「遲發率」分頁下載。時間標示為UTC（協定世界時），日本時間比UTC快9小時。就當室的換算，若在日本時間上午9點以前傳送通知，換算成UTC後日期可能會變成前一天，與公司內部紀錄比對時，請將這個時差納入考量。
依落差方式分類原因
- 通知早於交付：手動輸入時搶先傳送、批次一併傳送通知、購買配送標籤後交付延遲、外部工具自動傳送通知
- 交付後超過4小時才通知：負責傳送通知的人員作業時間與收件時間不吻合
- 超過預計出貨日才通知：出貨作業天數的設定與處理能力不相符
- 完全沒有傳送通知：漏掉了每日確認未出貨訂單的作業
容易被忽略的是購買配送標籤。透過亞馬遜配送服務（マーケットプレイス配送サービス）購買配送標籤後，訂單會自動標示為已出貨，追蹤資訊也會一併上傳，因此若購買後沒有立刻交付貨物，就可能被視為PCSA。外部的接單、出貨管理工具，究竟是哪個操作觸發出貨通知，也因產品而異。
落差也會在報表中留下痕跡。追蹤可能率（部分頁面也標示為「有效追蹤率」）報表中出現本應已取消的訂單，說明頁面解釋，是因為交付前傳送的出貨通知已完成請款，才會以退款方式處理。退款時，若在退款畫面的「賣家備註」（出品者メモ）欄位（供賣家自行參考）留下經過記錄，並同時保留在公司內部的作業紀錄中，會有助於日後的說明。
處理有落差的訂單｜依狀況選擇處理步驟
以下主要依照說明頁面的指引，整理各種狀況的處理方式。
| 狀況 | 處理方向 | 注意事項 |
|---|---|---|
| 尚未出貨但已傳送通知，買家希望取消 | 無法取消訂單。改為不寄出商品，直接退款 | 退款可針對已傳送出貨通知的訂單開始辦理 |
| 尚未出貨但已傳送通知，買家仍在等待商品 | 說明頁面沒有明確指引。先確認買家的意願，若要繼續寄出，就在交付後把追蹤資訊修正為符合實際狀況；若買家不需要，則退款 | 是否能修正追蹤資訊，一般以預計送達日為參考標準（部分頁面也記載「在標示為已送達之前皆可修正」）。實際能否修正，請以訂單管理畫面上的顯示為準。出貨延遲的情況必須通知買家 |
| 已經出貨但尚未傳送通知 | 先傳送出貨通知。若買家希望取消，則在通知後改為引導其拒收或退貨 | 一發現就要立刻傳送。超過預計出貨日才傳送的通知，會被算作出貨遲延 |
| 忘記通知而遭自動取消 | 無法撤回。向買家說明情況並請對方重新下單，再用過去30天內出貨時的原追蹤單號傳送通知 | Amazon不會代為向買家重新請款 |
| 追蹤單號或配送業者輸入錯誤 | 在「訂單管理」中選擇「編輯出貨資訊」→輸入新的追蹤資訊→「重新確認出貨」 | 盡量在24小時內完成。反映到指標上約需72小時 |
| 在傳送出貨通知前，得知無法出貨或會延遲 | 主動聯絡買家。若無法出貨，須先取消訂單，再告知原因（會計入取消率） | 不得因缺貨而要求買家提出取消申請。已傳送通知的訂單，則依照上方列出的方式以退款處理 |
| 因落差導致買家提出「未送達」保障申請 | 在48小時內回覆Amazon的資訊提供請求，並提出配送方式、有效的貨運追蹤單號、配送業者，以及配達證明 | 對已核准申請提出重新審議請求須於30個日曆天內辦理。若貨物無法追蹤，就無法針對「未送達」的申請提出異議 |
修正追蹤資訊時的確認要點
- 距離首次輸入至少經過5分鐘以上，再進行更新
- 一般認為超過預計送達日後就無法變更（部分頁面也記載「在標示為已送達之前都能修正」，實際能否修正請以訂單管理畫面上的顯示為準）
- 追蹤單號請以半形字元輸入，且不含連字號
- 除了日本國內3家業者的部分服務外，即使號碼輸入錯誤，通常也只會出現警告訊息，仍可送出。「能夠送出」不代表「號碼正確」
追蹤單號的查核方法，已在追蹤可能率（有效追蹤率）的改善與追蹤單號查核中詳細說明。
辦理退款時的步驟
- 在「訂單管理」中選擇相關訂單的「退款訂單」
- 在「全額退款」分頁中，選擇符合實際情況的退款原因（例如「無法出貨」「預計出貨日未出貨」「買家要求取消」等）
- 輸入給買家的訊息，並在賣家備註中留下經過記錄，再按下「退款」
手動退款最長會維持2小時的「保留中」狀態，在這段期間內可以取消。對取消率的影響，已在配送前取消率的因應對策中整理說明。
聯絡買家
寄出商品的通知是Amazon根據出貨通知自動寄送的，因此不建議賣家自行寄送「已出貨」之類的確認郵件。若要由賣家主動聯絡，須以解決出貨相關問題等為目的，作為Amazon核准的「主動聯絡買家訊息」（許可された事前メッセージ）傳送，並須在訂單完成後30天內，載明17位數的訂單編號，以買家指定的語言撰寫。以下是假設已傳送通知、但寄出延遲時的範例文字。
關於您的訂單（訂單編號：請填入17位數的編號），我們先寄出了發貨通知，但商品實際寄出的日期為〇月〇日。追蹤資訊將於寄出後更新。造成您送達時間延遲，在此致上歉意。若您不需要此商品，請回覆本則訊息，我們將為您辦理退款。
在改善計畫、申訴中應說明的內容
Amazon對於申訴的一般原則是：依據事實簡潔撰寫、找出導致違規的根本原因，並具體說明已採取的處理內容、實施日期與相關文件。目前無法確認PCSA是否有專用的申訴畫面，提交方式請依照通知中的指示辦理。請不要僅以「系統故障」「負責人員確認疏漏」帶過，而要進一步追究，為什麼原本的作業流程會讓交付前就能傳送通知。以下是用來呈現骨架的假設範例，並非實際案例。
本店過去在列印出貨單的時間點，就會一併傳送當天份的出貨通知。包裝未能趕上收件時間的貨物，會延到隔一個營業日才交付，因而產生通知日期與交付日期不一致的訂單。
我們以訂單管理中的出貨資訊與收件存根，核對〇月〇日至〇月〇日的訂單，找出在交付前就已傳送出貨通知的訂單。針對相關買家，我們告知了實際的寄出日期，並將追蹤資訊修正為與實際貨物相符（買家表示不需要的訂單，已辦理退款）。
根本原因在於，我們原本將傳送出貨通知的條件訂為「列印出貨單」，並未設有確認是否已交付給配送業者的步驟。
自〇月〇日起，我們已改為在收件時核對收到的存根與貨物件數，只針對已完成交付的訂單傳送出貨通知。來不及在當天收件的訂單，則在隔一個營業日交付後再傳送通知。核對結果會保留在每日的出貨紀錄中（附上作業手冊與紀錄表單）。
日期與附件資料，請只填寫公司實際執行過的內容。撰寫架構的方法，已在改善計畫的撰寫方法中說明。
檢討作業流程｜從制度面消除搶先通知的誘因
以下依照容易引發搶先傳送的原因，整理檢討的方向。
| 容易引發搶先傳送的原因 | 檢討方向 |
|---|---|
| 自行配送Prime服務（マケプレプライム）或加急配送相關方案（お急ぎ便関連プログラム）要求當日出貨（截單時間前的訂單須於當天完成出貨） | 檢討截單時間與收件時間之間的關係（說明頁面提到可改為一般配送的情況，僅限自然災害等） |
| 想在收件前一併傳送通知 | 每批貨物交給配送業者之後，只針對該批次的訂單傳送通知 |
| 因購買配送標籤而自動變成已出貨 | 只購買當天要交付分量的標籤 |
| 外部工具自動傳送通知 | 確認設定是否為交付後才傳送 |
| 訂單量超出處理能力 | 讓出貨作業天數符合實際狀況，並設定「訂單數量上限」 |
| 因公休或災害而無法寄出 | 將出品狀態改為「非活躍」（停止中）。若因災害預期收件會延遲，則拉長出貨作業天數 |
設定「訂單數量上限」後，超過每日可處理件數的訂單，出貨作業天數會自動增加1天（不適用於自行配送Prime服務與加急配送相關方案的訂單）。即使將出品狀態改為「非活躍」，保留中的訂單也不會自動取消，須另行處理。
在《商業解決方案協議》（ビジネスソリューション契約）中，也將於預計出貨日前完成出貨，以及每個營業日至少確認一次訂單資訊，列為賣家的義務。請不要只依賴訂單確認電子郵件，而要把以下確認事項納入每天的作業。
每天的出貨作業中應確認的事項
- 在訂單管理或訂單報表中確認尚未出貨的訂單
- 核對收件或親送的存根，與要傳送通知的訂單件數
- 只針對已交付的部分，在收件後4小時內傳送通知
- 確認訂單管理中是否出現自動取消的警告
不該做的事
- 輸入與事實不符的出貨日期，或是與實際貨物不對應的追蹤單號：這會向買家與Amazon顯示與事實不符的資訊，可能違反賣家行為準則（出品者行動規範）所要求的「不得從事誤導行為」原則。這麼做在追蹤可能率與保障申請的因應上也可能造成不利，紀錄與說明一旦不一致，還會損害整份申訴的可信度。
- 對缺貨的訂單要求買家提出取消申請：這在買賣雙方溝通相關規範中是被禁止的行為。
- 另外開設帳戶繼續銷售：依據賣家行為準則，除非具有正當的業務理由，且所有帳戶都運作正常，否則每個銷售地區只能維持1個賣家平台帳戶。為了規避警告或限制而以另一個帳戶繼續銷售，並不被允許。
常見問題
Q. 只有1筆訂單在收件前傳送了出貨通知，會立刻遭到停用嗎？
A. PCSA的警告僅在被視為一種傾向時才會通知，若只是偶爾誤送，一般不會採取強制措施。不過，由於買家頁面上已顯示為已寄出，請務必於當天內完成交付；若有困難，請向買家告知延遲的情況。此外，若已經收到停用或限制的通知，請以通知中的記載為優先，而非這裡的一般性說明，並確認通知中所寫的指示與期限。
Q. 若因外部工具的自動通知而產生落差，也算是賣家的責任嗎？
A. PCSA的規定，據說無論是透過畫面、API、資料檔案，或是第三方軟體傳送，都同樣適用。即使原因出在工具本身，建議還是以「這是自家公司的作業流程，需要說明改善方式」為前提來準備，較為穩妥。
Q. 可以撤回已傳送的出貨通知，恢復成未出貨的狀態嗎？
A. 就當室確認的範圍而言，說明頁面中並沒有這樣的操作步驟。目前提供的做法是修正追蹤資訊與辦理退款。
Q. FBA的訂單也適用嗎？
A. PCSA是針對賣家自行配送訂單的規定，遲發率也僅適用於賣家自行配送（登錄自動出貨設定方案者，一般訂單不列入計算）。若同時使用FBA與賣家自行配送，請針對賣家自行配送的訂單進行檢查。
總結
出貨通知是一項會同時切換請款、銷售額與買家頁面顯示的操作。
- 首先判斷是「通知在先」還是「寄出在先」。前者屬於PCSA，後者則以出貨遲延或自動取消來因應，處理方式不同
- 針對每筆訂單列出交付與通知的時刻，並修正UTC時差，藉此分類原因
- 對於有落差的訂單，請從退款、傳送通知、修正追蹤資訊、聯絡買家之中，選擇符合狀況的做法
- 防止再發的核心，在於讓「確認交付後才傳送通知」這項原則，同時體現在作業手冊與工具設定之中
請不要以與事實不符的紀錄來搪塞，而應根據實際的紀錄進行說明，並具體呈現已經改變的作業方式，這一點相當重要。若在因應方針上感到猶豫，也請考慮先整理好紀錄，及早向專業人士諮詢。
※本文為一般性說明。個別案例的處理方式因情況而異。
